In unserem Ratgeber geben wir Tipps, worauf Mieter*innen und auch Vermieter*innen achten sollten und welche Besonderheiten für die Nebenkostenabrechnung 2022 durch die „Dezemberhilfe“ gelten.
Was ist eine Betriebskostenabrechnung?
Der laufende Betrieb einer Immobilie ist immer mit Kosten verbunden. Neben der eigentlichen Miete müssen Sie daher weitere Kosten an Vermieter*innen abführen. Die sogenannte „zweite Miete“ wird in der „Betriebskostenverordnung“ geregelt. In die Betriebskostenabrechnung (auch BKA abgekürzt) sind daher laut Gesetz (§§ 1-2 BetrKV) Kosten für unter anderem diese Posten auf Mieter*in umlegbar: Heizkosten, Warmwasser und Abwasser, Straßenreinigung, Müllabfuhr, Putz- und Hausmeisterservice, Gartenpflege, Beleuchtung, Aufzug, Schornsteinfeger, Grundsteuer und bestimmte Versicherungen.
Umgangssprachlich werden die Begriffe „Betriebskostenabrechnung“ und „Nebenkostenabrechnung“ oft synonym verwendet. Dies kann leicht irreführen, da es sich bei Nebenkosten eher um einmalige oder unregelmäßige Ausgaben der Vermieter*innen handelt, die nicht auf die Mieter*innen umgelegt werden können.
Die Betriebskosten werden in der Regel als monatliche Vorauszahlung durch die Mieter*innen getragen. Die Vermieter*innen sind dafür verpflichtet nach einem Jahr eine genaue Betriebskostenabrechnung anzufertigen. So können die Betriebskostenvorauszahlungen mit den tatsächlich entstandenen Kosten abgeglichen werden. Dabei können sowohl Nachforderungen, aber auch Rückzahlungen entstehen. Weichen Vorauszahlung und tatsächlicher Verbrauch stark voneinander ab, kann der Vorauszahlungsbetrag für das nächste Jahr angepasst werden. Bei der Betriebskostenabrechnung können jedoch leicht Fehler entstehen. Wir geben Tipps, worauf Sie als Mieter*in achten sollten!.
Genaues Nachrechnen der Betriebskostenabrechnung lohnt sich oft.
Wie hoch fallen Betriebskosten im Allgemeinen aus?
Wie hoch die Betriebskosten sind, lässt sich pauschal nicht beantworten. Laut dem aktuellsten Betriebskostenspiegel des Deutschen Mieterbundes zahlten Mieter*innen im Jahr 2018 durchschnitt 2,17 Euro Betriebskosten pro Quadratmeter und Monat. Bei einer 80 Quadratmeter großen Wohnung sind das Zusatzkosten von 173,60 Euro pro Monat bzw. 2.083,20 Euro im Jahr. Da es für bestimmte Positionen (Grundsteuer, Wasser/Abwasser, Müllabfuhr, Heizkosten/Warmwasser) deutliche regionale und lokale Unterschiede gibt, können Ihre Betriebskosten höher oder niedriger ausfallen. Durch die steigende Inflation, mehr energetische Sanierungen und die Neuberechnung der Grundsteuer werden die Betriebskosten weiter gestiegen sein.
Wie viel Sie pro Monat für die Betriebskosten zahlen müssen, steht in Ihrem Mietvertrag. Die meisten leisten eine monatliche Vorauszahlung an den*die Vermieter*in. Auch Betriebskostenpauschalen sind möglich, doch hierbei entfällt eine genaue Abrechnung – Mieter*innen zahlen meist mehr als notwendig, da nicht sie nicht mit dem tatsächlichen Verbrauch zusammenhängt.
Betriebskostenabrechnung: Fälligkeit und Fristen
Die Betriebskostenabrechnung beinhaltet immer einen Abrechnungszeitraum von 12 Monaten. Sie muss jedoch nicht genau ein Kalenderjahr abdecken. So ist zum Beispiel auch ein Abrechnungszeitraum vom 1. Mai bis zum 30. April möglich. Wann die Betriebskostenabrechnung kommt, steht in Ihrem Mietvertrag.
Ihr*e Vermieter*in muss Ihnen die Betriebskostenabrechnung für Ihre Wohnung spätestens zwölf Monate nach Ende der Abrechnungsperiode vorlegen. Für die Betriebskosten von 2022 haben Vermieter*innen eine Abrechnungsfrist bis zum 31. Dezember 2023 einzuhalten. Brauchen sie länger für die Abrechnung, können sie keine Nachforderung mehr erheben. Sollten Sie jetzt also noch eine Abrechnung für 2021 erhalten, so ist der Anspruch erloschen. Die Nachforderung der Betriebskostenabrechnung gilt als verjährt. Falls Sie ein Guthaben haben sollten, haben Sie allerdings noch drei Jahre rückwirkend Anspruch auf das Geld.
Kosten für einen Aufzug können auf alle Mieter*innen umgelegt werden – selbst auf die, die im Erdgeschoss wohnen.
Frist für die Rückzahlung der Betriebskosten
Haben Sie als Mieter*in mehr vorausgezahlt, als sie verbraucht haben, wird dies über die Betriebskostenabrechnung nachvollziehbar. In diesem Fall sind Vermieter*innen zu einer Rückzahlung verpflichtet. Meist werden die Differenzen direkt beglichen und das Guthaben überwiesen. Alternativ kann auch im Mietvertrag festgehalten werden, wann eine Rückzahlung fällig ist.
In jedem Fall gilt: Ab dem 30. Tag nach der Zustellung der Betriebskostenabrechnung oder dem vereinbarten Rückzahlungstermin, befindet sich die Vermietung im Zahlungsverzug. Dann haben Sie als Mieter*in die Möglichkeit eine Mahnung auszusprechen. Kommen die Vermieter*innen der Verpflichtung auch dann nicht nach, können Sie eine angemessene Frist für die Rückzahlung des Guthabens setzen und androhen, die folgenden Vorauszahlungen nach Ende der Frist zurückzubehalten. Danach gibt es noch die Möglichkeit einer Klage. Nach drei Jahren verjährt der Erstattungsanspruch.
Frist für die Nachzahlung der Betriebskosten
Haben Sie als Mieterin zu wenig vorausgezahlt, um Ihren Verbrauch am Ende des Abrechnungszeitraums zu decken, steht eine Nachzahlung an. Die Betriebskostenabrechnung legt die genaue Höhe der Nachzahlung fest. Hierbei gelten die gleichen Regeln wie bei einer Rückzahlung:
Die Nachzahlung der Betriebskosten sollte direkt erfolgen, spätestens innerhalb von 30 Tagen. Alternativ kann im Mietvertrag ein anderer Nachzahlungstermin vereinbart worden sein. Nach Ablauf der Frist kann die Vermietung mahnen oder auch die Nachzahlungsansprüche einklagen. Legt der*die Vermieter*in die Betriebskostenabrechnung zu spät vor, erlischt sein Anspruch auf Nachzahlung.
Fällt die Nachzahlung der Betriebskostenabrechnung hoch aus und Sie haben Bedenken, wie Sie als Mieter*in die Summe aufbringen sollen, ist es ratsam das direkte Gespräch mit dem*der Vermieter*in zu suchen. Oft kann eine passende Vereinbarung gefunden werden, wie eine Ratenzahlung.
Welche Angaben gehören in die Betriebskostenabrechnung?
Damit sie gültig ist, muss die Betriebskostenabrechnungen bestimmte Angaben enthalten. Dabei handelt es sich um:
- Abrechnungszeitraum: Sind Sie während des Jahres eingezogen, fängt der Zeitraum mit dem Mietbeginn an. Ansonsten umfasst er das letzte Kalenderjahr.
- Umlageschlüssel: Möglich sind drei Varianten: nach Verbrauch, Quadratmetern oder Anzahl der Bewohner*innen. Der Umlageschlüssel steht im Mietvertrag, daran müssen sich Vermieter*innen halten. Ohne Regelung werden die Kosten nach Wohnfläche umgelegt, nur die Heizkosten werden nach Verbrauch berechnet.
- Gesamtkosten: Bei Mehrfamilienhäusern müssen Vermieter*innen alle Betriebskosten in der Summe aufführen.
- Berechnung des Mieteranteils: Sie zahlen nur diesen Anteil. Die Berechnung muss nachvollziehbar sein. Kosten für leerstehende Wohnungen dürfen nicht auf die anderen Mietparteien umgelegt werden – diese müssen Vermieter*innen tragen.
- Vorauszahlungen: Vermieter*innen müssen Ihre bereits geleisteten Zahlungen aufführen und von Ihrem Anteil abziehen.
- Rückzahlung oder Nachzahlung: Aus der Betriebskostenabrechnung muss klar hervorgehen, wie viel Geld Sie zurückerhalten bzw. wie viel Geld Sie nachzahlen müssen.
Betriebskostenabrechnung 2022: Auf die „Dezember-Soforthilfe“ achten
Bei der Betriebskostenabrechnung für das Jahr 2022 sollten Mieter*innen überprüfen, ob die sogenannte „Dezember-Soforthilfe“ des Bundes korrekt in der Abrechnung berücksichtigt wurde. Die Dezember-Soforthilfe wurde im Dezember 2022 eingeführt, um Gas- und Fernwärmekunden während der hohen Energiepreise zu entlasten, indem der Dezemberabschlag durch den Staat übernommen wurde. Vermieter*innen sind dazu verpflichtet, die Ersparnis durch die Dezember-Soforthilfe in der Betriebskostenabrechnung für das Jahr 2022 gesondert auszuweisen und an ihre Mieter*innen weiterzugeben. In der Praxis bedeutet das für Sie als Mieter*in, dass sich entweder die Nachzahlung um den Entlastungsbetrag reduziert oder ein Guthaben entsteht.
Für Vermieter*innen gilt: Der präzise Betrag der Dezemberhilfe 2022 findet sich auf der Heizkostenabrechnung für das Jahr 2022, die vom Messdienstleister erstellt wurde. Es ist wichtig, dieses Dokument gemeinsam mit der Betriebskostenabrechnung an die Mieter*innen weiterzugeben, um die Nachweispflicht zu erfüllen.
Was gehört nicht in die Betriebskostenabrechnung?
Für viele Mieter*innen ist nicht direkt ersichtlich, welche Posten in eine Betriebskostenabrechnung gehören, und welche nicht. Erschwert wird das Ganze dadurch, dass vielerorts die Begriffe „Betriebskostenabrechnung“ und „Nebenkostenabrechnung“ im Alltag synonym verwendet werden. Doch es gibt wichtige Unterschiede, die Sie als kennen sollten. Denn anfallende Nebenkosten der Vermieter*innen haben in der Betriebskostenabrechnung nichts zu suchen.
Nebenkosten oder Betriebskosten: Wo ist der Unterschied?
Unter Betriebskosten fallen ausschließlich laufend anfallende Ausgaben, wie Kosten für die Müllentsorgung und Wasserversorgung. Auch Heizkosten sind umlagefähige Betriebskosten, jedoch können sie nicht pauschal abgerechnet werden. Ihr*e Vermieter*in muss Ihnen eine detaillierte Heizkostenabrechnung vorlegen, die zu mindestens 50 Prozent und maximal 70 Prozent verbrauchsabhängig ist. Als Mieter*in dürfen Sie nur an den Betriebskosten beteiligt werden. Zu den Nebenkosten zählen sämtliche (einmalige) Ausgaben, die dem Vermieter im Zusammenhang mit der Immobilie entstehen, einschließlich Instandhaltungs- und Verwaltungskosten.
Stehen solche „Nebenkosten“ auf der Abrechnung, können Sie die Zahlung verweigern:
- Kosten für Hausverwaltung / Verwaltungskostenpauschale
- Anschaffungskosten (z.B. für neue Rauchwarnmelder)
- Unregelmäßig anfallende Kosten (z.B. unregelmäßige Gärtnerarbeiten)
- Instandhaltungs- und Reparaturkosten für Haus oder Wohnung
- Bank- und Telefongebühren
- Steuern
- Zinsen der Immobilienfinanzierung
Auch Beträge, die Ihr*e Vermieter*in in der Betriebskostenabrechnung Ihrer Wohnung ohne weitere Erklärung unter „Sonstige Kosten“ aufführt, müssen Sie erstmal nicht zahlen. Ihr*e Vermieter*in muss Ihnen mitteilen, was sich dahinter genau verbirgt.
Tipp: Ihren Anteil in der Betriebskostenabrechnung für Hausmeister*innen, Reinigungsdienst oder Gartenpflege können Sie in der Steuererklärung angeben. Diese zählen zu den „haushaltsnahen Dienstleistungen“. Zusätzlich können auch die Handwerkskosten der Betriebskostenabrechnung in der Steuererklärung aufgeführt werden, wie Schornsteinfeger*innen oder Dachrinnenreinigungen. Materialkosten hingegen werden nicht anerkannt.
Ab jetzt haben Sie Ihren Verbrauch perfekt im Blick!
Welche Versicherungskosten sind umlegbar?
Ihr*e Vermieter*in darf nicht alle Versicherungen in der Betriebskostenabrechnung aufführen. Nur Gebäudeversicherungen und Haftpflichtversicherungen sind umlegbar:
- Wohngebäudeversicherung
- Gebäudehaftpflichtversicherung
- Gewässerschadenhaftpflichtversicherung
Die Kosten für die Rechtschutzversicherung, die Mietausfallversicherung oder den Beitrag zum Grundeigentümerverein müssen Vermieter*innen selbst tragen.
Auf den richtigen Verteilerschlüssel achten
In Mietshäusern mit mehreren Parteien wird über den Verteilerschlüssel festgelegt, wie viel Anteil der Betriebskosten auf die einzelnen Mieter*innen verteilt werden darf. Dabei wird entweder nach Wohnfläche abgerechnet oder nach Anzahl der Personen, die in der Wohnung wohnen. Eine entsprechende Regelung finden Sie in Ihrem Mietvertrag. Ist dort nichts vermerkt, dann wird meistens nach der Wohnfläche abgerechnet. Anders verhält es sich mit den Heizkosten. Hier muss anteilig auch der tatsächliche Verbrauch einfließen. Auch wenn alle Wohnungen Ihres Hauses über Wasseruhren verfügen, ist eine verbrauchsabhängige Abrechnung sinnvoll.
Fehler gefunden? Widerspruch bei der Betriebskostenabrechnung einlegen!
Wenn Ihnen die Betriebskostenabrechnung zu hoch erscheint, können Sie Widerspruch einlegen. Bei Einwänden gegen die Betriebskostenabrechnung können Sie diese innerhalb von zwölf Monaten nach Erhalt Ihrem*Ihrer Vermieter*in gegenüber geltend machen. Sie haben das Recht, alle Belege, auf deren Grundlage Ihr*e Vermieter*in die Betriebskostenabrechnung erstellt hat, im Original einzusehen. Sind bestimmte Positionen fehlerhaft, müssen Sie diese nicht zahlen. Bei grundlegenden Fehlern ist die Abrechnung sogar insgesamt unwirksam. Zu grundlegenden Fehlern gehört zum Beispiel die Nichteinhaltung der vorgegebenen Frist oder ein fehlerhafter Umlageschlüssel, über den geregelt wird, welche*r Mieter*in welchen Anteil der Nebenkosten zu zahlen hat.
Da für Nachzahlungen in der Regel eine Frist von 30 Tagen gilt, können Sie bei Einwänden zunächst den Betrag unter Vorbehalt überweisen. So geraten Sie nicht in Zahlungsverzug. Vermieter*innen dürfen aber auch im Mietvertrag andere Zahlungsfristen festsetzen, die dann bindend sind.
Sie haben mit der Betriebskostenabrechnung eine Nachforderung erhalten und diese bereits bezahlt? Mit Zahlung und ausbleibendem Widerspruch haben Sie diese anerkannt, auch wenn sie den gesetzlichen Anforderungen nicht genügen sollte. Eine spätere Beanstandung ist nicht mehr möglich. Das hat der Bundesgerichtshof am 28. Oktober 2020 entschieden.
Betriebskostenabrechnung und Heizkosten
Viele Mieter*innen erhalten zusammen mit der Betriebskostenabrechnung für ihre Wohnung auch eine Übersicht über die Heizkosten. Diese muss nicht gesondert erfolgen, sondern Heiz- und Betriebskosten können zusammen abgerechnet werden. In diesem Fall muss aber der Abrechnungszeitraum, der im Mietvertrag steht, derselbe sein. Sind unterschiedliche Zeiträume festgelegt, erhalten Sie als Mieter*in die Abrechnungen zu verschiedenen Zeitpunkten.
Formell gibt es viele Gemeinsamkeiten zwischen Heizkosten- zur Betriebskostenabrechnung:
- Der Abrechnungszeitraum beträgt maximal 12 Monate.
- Der*die Mieter*in muss die Abrechnung innerhalb von 12 Monaten nach Ablauf des Abrechnungszeitraums erhalten.
- Die Abrechnung muss den Verteilerschlüssel enthalten.
- Ihre Vorauszahlungen müssen berücksichtigt werden.
Alles, was Sie zur Heizkostenabrechnung wissen sollten, finden Sie in unserem Ratgeber zusammengefasst.
Ein Streitpunkt in vielen Betriebskostenabrechnungen: die Heizkosten.
Heizkosten werden immer zum Teil verbrauchsabhängig abgerechnet
Vermieter*innen müssen mindestens 50 bis 70 Prozent der Heizkosten nach Verbrauch abrechnen, die übrigen Kosten können nach einem Schlüssel umgelegt werden. Sie können mit dem*der Vermieter*in aber auch eine vollständige Abrechnung nach Verbrauch vereinbaren. Nur eine komplett pauschale Abrechnung ist nicht erlaubt.
Die Kosten für den Dienst, der die Verbrauchszähler der Mietparteien abliest, kann der*die Vermieter*in ebenfalls auf die Mieter*innen umlegen. Ebenso die Betriebskosten der Zentralheizung (Strom, Wartung, Überprüfung der Anlage).
Tipp: Ihre Heizkosten können Sie zum Teil selbst beeinflussen – zum Beispiel durch das richtige Heizen und Lüften.
Fazit: Die Prüfung der Betriebskostenabrechnung nicht vergessen!
Es gibt viele Stellen, an denen sich Fehler bei der Betriebskostenabrechnung einschleichen können. Wird der Verteilerschlüssel falsch angewandt, das Abziehen der Vorauszahlung vergessen oder Nebenkosten der Vermieter*innen in der Abrechnung berücksichtigt, ergeben sich schnell Probleme. Hinzu kommt, dass es für die Betriebskostenabrechnung im gewerblichen Bereich nochmal eigene Regelungen gibt. Daher ist es sinnvoll für Vermieter*innen und Mieter*innen die Berechnung genau auf Fehler hin zu überprüfen.
Gibt es Unstimmigkeiten, sollten Sie als erstes auf den*die Vermieter*in zugehen und versuchen das Problem zu klären. Sind Sie trotzdem unsicher, ob Ihre Betriebskostenabrechnung richtig erstellt wurde, können Sie diese auch bei Mietervereinen oder Verbraucherzentralen gegen eine Gebühr prüfen lassen. Die rechtliche Beratung durch einen Anwalt kann sinnvoll werden, wenn der*die Vermieter*in notwendige Informationen zur Prüfung der Betriebskostenabrechnung vorenthält oder Fehler in der Berechnung trotz Widerspruch nicht korrigiert.