Heizkostenabrechnung: Das sollten Sie wissen

In unserem Ratgeber geben wir hilfreiche Tipps rund ums Thema Heizkostenabrechnung. 

Was ist eine Heizkostenabrechnung?

Neben der monatlichen Miete zahlen Sie an Ihre*n Vermieter*in Nebenkosten, wie zum Beispiel die Betriebskosten und eben auch die Heizkosten – also die entstandenen Kosten für die Wassererwärmung und die Wärmelieferung. Dazu gehören außerdem noch die Heiznebenkosten. In Ihrer Heizkostenabrechnung können Sie sehen, wie hoch Ihr Anteil an den zu zahlenden Beiträgen ausfällt. 

Heizkostenabrechnung verstehen: Welche Informationen sind enthalten?

In der Regel ist die Abrechnung in zwei Teile aufgegliedert. Im ersten Teil finden Sie eine Auflistung der Gesamtkosten, die im Abrechnungszeitraum für alle Mietparteien im Gebäude angefallen sind. Hier werden Sie also sowohl über den Abrechnungszeitraum als auch über alle Heizkosten informiert. In der Regel erfahren Sie hier auch direkt, ob Sie Geld zurückbekommen oder etwas nachzahlen müssen. Im zweiten Teil sind die Kosten für die einzelnen Wohnungen nach der im Mietvertrag vereinbarten Umlage aufgelistet. 

Inhalt der Heizkostenabrechnung:

• Kosten für Brennstoffkauf (Fernwärme, Öl oder Gas), inkl. Anlieferungskosten 
• Heiznebenkosten: Bedienung, Wartung, Überwachung, Pflege, Reinigung der Heizanlage und des Heizungskellers, Abgasmessung, Verbrauchserfassung, Betriebsstrom, Brennstoff- und Lieferkosten, Bezahlung des Schornsteinfegers oder der Schornsteinfegerin 
• Gesamtkosten, die mit der aufgeführten Vorauszahlung verrechnet sind 
• Benennung des Verteilerschlüssels 

Des Weiteren müssen seit dem 1.12.2021 diverse weitere Informationen in der Heizkostenabrechnung stehen, damit diese für die Mieter*innen transparenter ist. Dazu gehören:

• Aufstellung aller Energiekosten
• Verbrauch eines Durchschnittsnutzers als Vergleich
• Tatsächlicher Energiepreis
• Vergleich zum Vorjahr unter der Berücksichtigung von Wetter und Klima
• Daten zu CO2-Emissionen

Zu den regulären Heizkosten gehören auch Heiznebenkosten, wie zum Beispiel die Wartung und Reinigung der Heizanlagen.

Heizkostenabrechnung mit 30/70– oder 50/50–Verteilung – Was ist besser?

Die Heizkosten für Gebäude, die mit Fernwärme versorgt werden, und für Gebäude mit einer zentralen Heizungsanlage, deren Kosten auf mehrere Hausparteien verteilt werden, werden über die Heizkostenverordnung geregelt. Die Heizkosten werden zu mindestens 50 Prozent und zu höchstens 70 Prozent nach Verbrauch abgerechnet – die Höhe bestimmt in der Regel der*die Vermieter*in. Zu diesem Zweck sind in den Wohnungen oder direkt an den Heizkörpern spezielle Wärmemengenzähler oder Heizkostenverteiler angebracht. Gibt es eine zentrale Warmwasserbereitung für das ganze Gebäude, so muss der Verbrauch über einen Warmwasserzähler gemessen werden. Die Zähler müssen einmal pro Jahr von dem Mieter oder der Mieterin selbst oder einer Wärmedienstfirma abgelesen werden. 

Die restlichen 30 oder 50 Prozent der Heizkostenabrechnung werden meist nach der Wohnfläche verteilt. Warum gibt es diese Aufteilung der Kosten? Zum einen wegen der bereits genannten anfallenden Heiznebenkosten. Zum anderen müssen Wärmeverluste und die Lage der jeweiligen Wohnungen innerhalb des Gebäudes berücksichtigt werden, da sie den Energieverbrauch beeinflussen. 

Ob bei der Heizkostenabrechnung ein Verteilerschlüssel von 30/70 oder 50/50 für Sie besser ist, hängt von Ihrem Verbrauch ab. Bei 50/50 profitieren Sie, wenn Sie eher viel verbrauchen, da in diesem Fall die anderen Parteien stärker beteiligt werden. Haben Sie allerdings einen geringen Verbrauch, zahlen Sie möglicherweise mehr. In jedem Fall muss jedoch für alle Mieter*innen der gleiche Verteilerschlüssel gelten. 

Ist eine Heizkostenabrechnung ohne Zähler zulässig?

Die Abrechnung von Heizkosten ist generell nicht zulässig, wenn es keinen Zähler bzw. Erfassungsgeräte gibt. Es gibt jedoch Ausnahmefälle, in denen die Heizkosten umgelegt werden können, ohne dass der Verbrauch genau erfasst wurde. Das gilt laut § 11 der Heizkostenverordnung beispielsweise für: 

• Wohnungen mit sehr geringem Heizwärmebedarf (weniger als 15 kWh/(m2 x a) 
• Wohnungen, die nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand mit der passenden Technik für die Verbrauchserfassung ausgestattet werden können 
• Wohnungen, die vor dem 1. Juli 1981 fertiggestellt wurden und keine regulierbare Heizungssteuerung haben 
• Zimmer in Studenten- und Lehrlingsheimen sowie in Alters- und Pflegeheimen 
• Mit den neuen Änderungen des Gebäude-Energie-Gesetzes (GEG) in 2024 sind Vermieter*innen nun auch verpflichtet die Heizkosten verbrauchsabhängig auszuweisen, wenn eine Wärmepumpe genutzt wurde. Hierfür gibt es jedoch eine einjährige Übergangsphase. 

Auch bei defekten Zählern darf ausnahmsweise der Verbrauch geschätzt werden, allerdings höchstens zweimal hintereinander. Als Mieter*in haben Sie ein Recht auf eine verbrauchsabhängige Heizkostenabrechnung. Kommen die Vermieter*innen dem nicht nach, haben Sie laut § 12 Abs. 1 der Heizkostenverordnung möglicherweise ein Kürzungsrecht von 15 Prozent. Für die Differenz müssen die Vermieter*innen selbst aufkommen. Alternativ können diese Ihnen die Abrechnung über eine Pauschale anbieten oder die Kosten anhand der Wohnfläche nach dem festen Schlüssel berechnen. 

Heizkosten werden in der Regel sowohl nach Verbrauch als auch nach Wohnfläche abgerechnet.

Beispiel für die Heizkostenabrechnung

Für ein besseres Verständnis Ihrer Heizkostenabrechnung lohnt es sich, Beispiele dazu anzusehen. Dafür haben wir hier eine Musterabrechnung für Sie erstellt. Sie kann sich möglicherweise im Aufbau von der Heizkostenabrechnung unterscheiden, die Sie von Ihrem*r Vermieter*in erhalten. Diese*r ist auch für Ihre Fragen zu Ihrem Bescheid zuständig. Wurde Ihre Abrechnung von einem Fachbetrieb wie Techem, Ista, Brunata, Kalo oder Minol erstellt, richten Sie Ihre Fragen am besten direkt an das entsprechende Unternehmen. Ein Beispiel, wie eine Heizkostenabrechnung aufgebaut sein kann, finden Sie zum Beispiel beim Umweltbundesamt. 

Wichtige Fristen der Heizkostenabrechnung

Damit die Heizkostenabrechnung rechtlich gültig ist, müssen zwei wichtige Fristen eingehalten werden. Für die Heizkosten gilt eine maximale Abrechnungsfrist von einem Jahr. Der Start des Abrechnungszeitraums kann sowohl einem Kalenderjahr entsprechend oder im laufenden Jahr erfolgen – das genaue Datum ist im Mietvertrag festgelegt. 

Damit die Abrechnung gültig ist, müssen Sie sie von Ihrem Vermieter außerdem spätestens zum Ablauf des 12. Monats nach Ende des Abrechnungszeitraumes in schriftlicher Form erhalten haben. Wenn der Zeitraum zum Beispiel bis zum 31.12.2023 läuft, dann muss Ihre Heizkostenabrechnung bis spätestens zum 31.12.2024 in Ihrem Briefkasten liegen. Verspätet sich der Brief, können Sie die Heizungsabrechnung so behandeln, als hätten Sie sie nicht erhalten. Die Vermieter*innen müssen Ihnen aber mögliche Rückzahlungen auch nach dieser Frist noch erstatten. 

Heizkostenabrechnung zu hoch – wie kann das sein?

Ihre Heizkostenabrechnung ist ungewöhnlich hoch? Dann heizen Sie möglicherweise falsch. Es kann aber auch sein, dass Sie gar nichts dafür können. Ist das Haus, in dem Sie wohnen, nämlich nicht ausreichend wärmegedämmt, müssen Sie die Heizung ordentlich aufdrehen, damit Sie es warm haben. Auch kann es sein, dass die Heizungsanlagen unwirtschaftlich arbeiten oder veraltet sind. Weitere Gründe können überhöhte Heiznebenkosten oder eine fehlerhafte Heizkostenabrechnung sein. 

Sparsam heizen

Wussten Sie, dass Sie Ihre Heizkörper auch innen regelmäßig reinigen sollten? Denn Staub kann tatsächlich die Wärmeabgabe reduzieren. Wie das funktioniert und noch mehr Tipps finden Sie in unserem Artikel zum Thema Heizkosten senken. 

Das Erstellen der Heizkostenabrechnung ist sehr komplex, weshalb sich schnell Fehler einschleichen können.

Wie kann man die Heizkosten berechnen?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Heizkosten zu berechnen. Als Mieter*in haben Sie aber eventuell nicht alle dafür nötigen Informationen, daher müssen Sie unter Umständen Schätzwerte nutzen. Zahlreiche Faktoren beeinflussen die Heizkosten, unter anderem das eigene Nutzverhalten, die Energieeffizienz der Wohnung, die Witterungsverhältnisse usw.  

Liegt Ihnen der Energieausweis als Verbrauchsausweis vor, können Sie die Heizkosten recht einfach berechnen. Gucken Sie sich dafür den Energieverbrauch des ganzen Gebäudes an, der sich aus dem Verbrauch der letzten drei Jahre ergibt. Dadurch bekommen Sie einen Orientierungswert, wie viele Kilowattstunden pro Quadratmeter in dem Gebäude zum Heizen nötig sind. Multiplizieren Sie für die Berechnung des Energieverbrauchs die Wohnfläche mit dem Brennstoff- bzw. Energiepreis. 

Die Heizkosten berechnen Sie mit folgender Formel: 

Heizkosten pro Jahr (in Euro) = Endenergieverbrauch (in Kilowattstunden pro Quadratmeter und Jahr) x Wohnfläche (in Quadratmetern) x Rohstoffkosten (in Euro pro Kilowattstunde) 

Zur Berücksichtigung besonderer Faktoren ist es ratsam, die ermittelten Heizkosten mit einem Faktor von 1,2 für einen Altbau zu multiplizieren, bei hohen Decken sogar mit 1,3. 

Heizkostenabrechnung prüfen

Es kommt durchaus vor, dass sich beim Erstellen der komplexen Heizkostenabrechnung Fehler einschleichen. Eine falsche Berechnung des Warmwasseranteils oder des Brennstoffverbrauchs kann sich zum Beispiel auf die Höhe Ihrer Abrechnung auswirken, ebenso eine falsche Verteilung der Kosten zwischen Mietparteien, die im Zeitraum ein- und ausgezogen sind. Formelle Fehler wiederum können dafür sorgen, dass Ihre Abrechnung ungültig ist. Das ist unter anderem dann der Fall, wenn der Brief verspätet eintrifft oder der Abrechnungszeitraum falsch ist. 

Häufige Fehler: 

• Mieter*in und/oder Vermieter*in sind nicht mit vollständigem Namen genannt 
• Ersteller*in der Abrechnung ist nicht autorisiert oder genannt 
• Falscher Abrechnungszeitraum 
• Überschreiten der Abrechnungsfrist 
• Inkorrekte Daten und falsche Berechnungen 
• Falscher oder fehlender Verteilerschlüssel 
• Falsche Verteilung der Kosten 
• Zusammenfassung einzelner Posten statt einzelner Aufschlüsselung 
• Keine angebrachten Zähler 

Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Sie Ihre Heizkostenabrechnung prüfen. Das können Sie entweder selbst tun oder sich an Mietervereine oder die Verbraucherzentrale wenden. Genauso wie die Heizkostenabrechnung sollten Sie übrigens auch die Abrechnung Ihrer Betriebskosten prüfen. Worauf Sie dabei achten sollten, haben wir Ihnen im Artikel „Heiz- und Betriebskostenabrechnung “ zusammengestellt.

Wie kann man bei der Heizkostenabrechnung Widerspruch einlegen?

Durch die Heizkosten können leicht hohe Nachzahlungen anfallen. Haben Sie bei der Prüfung Ihrer Heizkostenabrechnung einen Fehler entdeckt, sollten Sie so schnell wie möglich Widerspruch einlegen. Als Mieter*in haben Sie dafür eine Frist von 12 Monaten.  

Auch wenn Sie als Mieter*in bereits eine Nachzahlung überwiesen haben, kann nachträglich Einspruch gegen die Abrechnung erhoben werden. Halten Sie die angegebenen Kosten für zu hoch, können Sie also erst einmal „unter Vorbehalt“ zahlen und einen entsprechenden Vermerk auf dem Überweisungsträger machen. Auch wenn Sie der Meinung sind, dass Ihre Heizkostenabrechnung falsch ist, sollten Sie die geforderte Nachzahlung nicht einfach ignorieren: Mieter*innen sind verpflichtet, die Nachzahlung innerhalb von 30 Tagen zu leisten.  

Ein Widerspruch gegen die Heizkostenabrechnung muss schriftlich erfolgen und alle Beschwerdepunkte enthalten. Einen Musterbrief für den Widerspruch gegen die Heizkostenabrechnung finden Sie zum Beispiel bei der Verbraucherzentrale.

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