Unser Einkaufssystem

Als bestehende*r Lieferant* haben Sie Ende 2021 eine vom System generierte E-Mail mit einem Link zur einmaligen Anmeldung im neuen System erhalten. Dabei setzen Sie ein neues Passwort. Nachdem Sie die „Allgemeine Nutzungsbedingungen für das EnBW Lieferantenportal“ akzeptiert haben, können Sie bei Bedarf Ihre Daten ergänzen.

Wenn dies nicht funktioniert hat, wenden Sie sich bitte an Ihre*n Einkäufer*in oder schicken Sie eine E-Mail, damit Ihnen erneut ein Anmeldelink geschickt wird.

Auf der Login-Seite von Ivalua klicken Sie auf den Button „Passwort vergessen?“. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage und Sie erhalten eine E-Mail mit einem Link, worüber Sie Ihr neues Passwort erhalten.

Das geht ganz einfach, indem Sie einen neuen Kontakt hinzufügen, die Kontaktdaten hinterlegen und anschließend eine Einladung versenden. Folgen Sie diesen 7 Schritten:

1. Nach dem Login unter https://www.Einkauf.EnBW.com navigieren Sie über Allg. Informationen > Meine Lieferantenkarte, um Ihre Unternehmensdaten anzuzeigen.

2. In der Menüleiste auf der linken Seite wählen Sie den Punkt „Kontakte“ aus, um einen neuen Kontakt zu erstellen. (Die Menüleiste auf der linken Seite ist ausklappbar.)

3. Über die Schaltfläche „+ Neuen Kontakt erstellen“ öffnet sich ein Dialogfenster zur Verwaltung der Kontaktdaten. Füllen Sie hier die Felder aus.

4. Nachdem alle Informationen hinterlegt wurden, wird der Dialog mit „Speichern & Schließen“ beendet. Der neue Kontakt wird unter Lieferantenkontakte angezeigt.

5. Der neue Kontakt hat bis hierhin noch keine Möglichkeit sich anzumelden, da unter „Login“ kein Eintrag vorhanden ist. Bitte versenden Sie deshalb eine Einladung an den Kontakt, indem Sie auf das Briefsymbol klicken.

6. Es erscheint eine Vorschau mit der zu versendenden Mail. Durch „Send notification“ wird die Einladung an den Kontakt abgeschickt.

7. Der neue Kontakt kann sich nun anmelden.


Diese Anleitung unterstützt Sie bei der Einladung eines Kollegen oder einer Kollegin.

Das Einkaufssystem ist sehr intuitiv und einfach zu bedienen. Zu den wichtigsten Funktionalitäten gibt es Schulungsvideos, die Sie auf dieser Seite unter den jeweiligen FAQs finden. Oder sehen Sie sich unsere Erklär-Videos an.

Sie können die Antwort auf Ihre Frage hier nicht finden? Dann stellen Sie diese per E-Mail.

• Bestellungen bestätigen und Liefertermine anpassen
• Bestellnummern nachschlagen
• Ausschreibungen einsehen und daran teilnehmen
• Erfahren, ob Sie den Auftrag bekommen haben, diesen bestätigen oder ggf. ablehnen
• Angebote abgeben
• Geheimhaltungsvereinbarungen bearbeiten
• Stammdaten pflegen und Zertifikate aktualisieren
• Präqualifizierungsstatus einsehen

• Sich registrieren und die Registrierung abschließen
• Geheimhaltungsanfrage bearbeiten
• Präqualifizierung (Beantwortung von Fragen zum Unternehmen) bearbeiten

Zudem können Lieferant*innen über eine Messenger-Funktion direkt mit den Ansprechpartner*innen der EnBW Kontakt aufnehmen.

Ausschreibungen erhalten Sie über das neue Lieferantenportal. In der neuen Oberfläche finden Sie den Reiter “Ausschreibungen”. Über diesen gelangen Sie zu Ihrer persönlichen Übersichtsseite für eingegangene Anfragen und Ausschreibungen. Klicken Sie auf die gewünschte Ausschreibung. Weiter unten auf der Seite können Sie die relevanten Informationen zu dieser Ausschreibung sehen und prüfen.

Weitere Infos zum Annehmen der Ausschreibung sowie zum Abgeben Ihres Angebots erfahren Sie im folgenden Video.

Ihr NDA erhalten Sie direkt in Ivalua. Über den Reiter „Ausschreibungen“ gelangen Sie auf die „Informations- und Preisanfragen“. Das ist Ihre persönliche Übersichtsseite für eingegangene Anfragen und Ausschreibungen.

Klicken Sie auf die gewünschte Aufgabe. Öffnen Sie das Dokument „Vorlage für Geheimhaltungsvereinbarung“. Anschließend laden Sie das Dokument herunter und unterzeichnen es. Wenn Sie das unterschriebene Dokument eingescannt haben, können Sie es per Drag-and-Drop oder über einen Klick auf die Schaltfläche ganz bequem als Anhang hinterlegen.

Weitere Infos zur Handhabung der Geheimhaltungsvereinbarung erhalten Sie im Video.

Ihr Angebot geben Sie direkt in Ivalua ab. Bitte beachten Sie, dass Sie nur dann ein Angebot abgeben können, wenn Sie durch eine Person aus dem Einkauf oder Besteller*innen im neuen Tool dazu aufgefordert wurden.

Das folgende Video zeigt Ihnen die Schritte der Angebotsabgabe im Einzelnen.

Wenn Sie das Angebot später abändern wollen, können Sie das über den Button “Angebot erstellen” machen. Die Bezeichnung ist vorausgefüllt und kann von Ihnen angepasst werden.

Wie genau die Änderung vorzunehmen ist, sehen Sie im folgenden Video.

Klicken Sie in Ivalua über “Ausschreibungen” auf “Informations- und Preisanfragen”. Wählen Sie die Ausschreibung aus, die Sie bearbeiten möchten. Wie Sie von hier aus zur Bearbeitung der Pflichtlose und der optionalen Lose gelangen, erfahren Sie im Video.

Ob Sie den Zuschlag für Ihr Angebot bekommen haben, erfahren Sie direkt in Ivalua. Klicken Sie dazu auf Angebotsübersicht. In der Spalte „Entscheidung“ wird Ihnen angezeigt, ob Sie einen Zuschlag oder eine Absage erhalten haben.

Mehr dazu im Video.

Den Auftrag bestätigen Sie direkt in Ivalua. Klicken Sie dazu auf “Bestellungen” und auf “Bestellungen bestätigen”. Wählen Sie die betroffene Bestellung per Klick auf die Ivalua-Vorgangsnummer aus. In der Bestellübersicht haben Sie folgende Möglichkeiten: Sie können den Vorgang einem Ihrer Kolleg*innen zuordnen. Sie können die Bestellung ablehnen, bestätigen oder die Bestellung ändern.

Per E-Mail erhaltene Bestellungen müssen Sie immer auch in Ivalua direkt bestätigen.

Weitere Details zur Bestätigung eines Auftrags erhalten Sie im Video.

Ja, ein Auftrag kann auch abgelehnt werden. Das kann der Fall sein, wenn Sie eingegangene Bestellungen ohne Änderungsmöglichkeit an den Einkauf zurücksenden oder eine Bestellung direkt ablehnen möchten. Diesen Vorgang können Sie ebenfalls in Ivalua erledigen.

Um die einzelnen Schritte zu sehen, klicken Sie bitte auf das Video.

In Ivalua können Sie eine Bestelländerung vornehmen. Änderungen sind in folgenden Punkten möglich: bestätigte Menge, bestätigtes Lieferdatum sowie der bestätigte Stückpreis. Wie genau Sie dabei vorgehen, zeigt das Video 'Bestellung ändern'.

Sie erhalten Ihre Bestellung per E-Mail oder direkt im System.

Sie können in Ivalua die Einstellungen so wählen, dass der/die Anforder*in Ihnen nach Erhalt der Ware eine Bestätigung schickt. Wie das geht, erfahren Sie im Video.

Sie können eine Retoure entweder annehmen oder ablehnen.
Wie das funktioniert, erfahren Sie in den Videos.

Sie können Ihre Rechnung wie bisher in Papierform, elektronisch (PDF Datei) oder im ZUGFeRD Format stellen. Weitere Informationen finden Sie auf der Informationsseite zum Rechnungsversand.

Als Geschäftspartner*in wird derjenige geführt, der im Rahmenvertrag steht. Läuft der Rahmenvertrag also über die Zentrale eines Unternehmens, muss diese künftig auch die Zertifikate pflegen und die Präqualifizierung durchführen. Ist der Rahmenvertrag mit einer Niederlassung des Unternehmens geschlossen, gilt diese als Geschäftspartner mit allen Rechten und Pflichten.

Über Ivalua können Sie sich bei der EnBW als neue*r Lieferant*in registrieren. Klicken Sie dazu auf den Button „Neuer Lieferant? Jetzt hier registrieren.“. Zur Lieferantenregistrierung benötigen wir im ersten Schritt einige Angaben von Ihnen. Füllen Sie die Pflichtfelder aus und setzen Sie ein Kennwort. Nachdem Sie alle benötigten Informationen ausgefüllt haben, klicken Sie den Button „Registrieren“ und schließen so den ersten Schritt der Lieferantenregistrierung ab. Sie erhalten eine Bestätigung per E-Mail. Im Anschluss wird die Registrierung durch Mitarbeiter*innen des Einkaufs bearbeitet. In Ivalua können Sie den Status der Registrierung verfolgen.

Weitere Infos finden Sie in den Videos.

Nachdem der Einkauf der EnBW Sie als Lieferant*in für die Qualifizierung identifiziert hat, können Sie in Ivalua sehen, welche Zertifikate Sie hochladen und welchen Fragebogen Sie ausfüllen müssen. Unter “Fortschritte beim Onboarding” wird Ihnen das Fehlen erforderlicher Dokumente angezeigt.

Weitere Details zu Ihrem Onboarding im neuen Tool finden Sie im Video.

Der Supplier Code of Conduct ist die Basis für jede Zusammenarbeit mit unseren Lieferant*innen. Gemeinsam mit Ihnen wollen wir Verantwortung für unsere Lieferkette übernehmen und somit die negativen Auswirkungen unserer Geschäftsaktivitäten auf Mensch und Natur so gering wie möglich halten. Eine übersichtliche Zusammenfassung der Punkte aus dem Lieferantenkodex finden Sie hier. Die ausführliche Version als PDF-Datei können Sie hier herunterladen.

Ja, denn der Supplier Code of Conduct ist die Grundlage unserer Geschäftsbeziehungen und ein verbindlicher Teil jedes Lieferantenvertrags. Wir erwarten, dass ihn nicht nur Sie selbst befolgen, sondern ihn auch an Ihre Lieferant*innen, Mitarbeiter*innen und Geschäftspartner*innen kommunizieren und mit entsprechenden Maßnahmen sicherstellen. Eine übersichtliche Zusammenfassung der Punkte aus dem Lieferantenkodex finden Sie hier die ausführliche Version als PDF-Datei können Sie hier herunterladen.

Loggen Sie sich in Ivalua ein. Unter dem Reiter „Allg. Informationen“ finden Sie den Abschnitt „Lieferantenregistrierung“. Beantworten Sie die dort aufgeführten Fragen wahrheitsgemäß mit „Ja“ oder „Nein“. Speichern Sie Ihre Angaben und bestätigen Sie diese über den grünen Button „Bestätigen“. Falls Sie Pflichtfelder nicht richtig ausgefüllt oder leergelassen haben, erscheinen oben rote Fehlermeldungen mit einem Hinweis, um welche Felder Sie sich noch kümmern müssen. Achten Sie beim Eintrag der Telefon- und Faxnummer darauf im Format +LändervorwahlNationaleVorwahlAnchlusskennung zu bleiben und keineLeerzeichen, Striche oder Klammern zu verwenden, also z.B. +49711234567

Loggen Sie sich in Ivalua ein. Unter dem Reiter „Allg. Informationen“ finden Sie die Registerkarte „Meine Lieferantenkarte“. Hier können Sie über den orangenen Button „eine Änderungsanforderung erstellen“. Um die Änderungsanforderung abzuschießen, halten Sie folgende Informationen bereit und füllen Sie alle mit einem Sternchen (*) gekennzeichneten Felder aus. Dazu gehören:

• Grund der Änderungsanforderung
• Unternehmensname/Firmierung
• Gesellschaftsform
• Umsatzsteuer-ID
• Adresse (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort, Land)
• DUNS-NR. (nur bei ausländischen Lieferant*innen)